Pourquoi votre collectivité devrait-elle passer d’Excel à un logiciel de Gestion de Maintenance (GMAO) ?

Pour de nombreuses villes, communautés de communes et collectivités, Excel est un incontournable pour gérer leurs activités. Excel est l’outil de prédilection pour les tableaux de bord, le suivi des projets, la saisie des heures de travail, la gestion des stocks, les devis, les commandes. Un choix instinctif de prime à bord. Selon Deloitte 88% des fichiers Excel contiennent des erreurs. 

Lorsqu’il s’agit de suivre et gérer la maintenance des sites bâtiments et équipements. Excel présente des limites significatives. Découvrez pourquoi il est temps de passer à une solution de gestion plus efficace.

fichier Excel mélangé

Les limites d'Excel

Excel, familier, gratuit et accessible, atteint rapidement ses limites en matière de gestion informatisée au quotidien. Les formules de calculs deviennent rapidement compliquées et sujettes à des erreurs potentielles. Les feuilles Excel sont également isolées, rendant difficile la collaboration en temps réel entre les équipes. Des feuilles de calculs énormes avec 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes comment si retrouver ?  Risque de perdre des fichiers par suppression accidentelle. Feuilles isolées difficiles de partager une information à jour, lorsqu’utilisée par plusieurs collaborateurs. La gestion de la maintenance devient un vrai casse-tête.

Passez à une plateforme pour la gestion des services techniques

Les logiciels de gestion de maintenance intègrent parfaitement toutes les étapes de votre processus professionnel, telles que la prise en charge initiale des demandes d’interventions ainsi que leurs planifications, la gestion des stocks et la communication avec les prestataires externes. Contrairement à Excel vous n’avez plus besoin de ressaisir les informations. De plus, les applications de GMAO offrent une vue complète de vos chiffres et dates d’interventions grâce aux statistiques et marqueurs clés, suivez et optimisez au quotidien les opérations de maintenance et le suivi des contrats de maintenance. Éviter la retranscription, copié-collé d’une mauvaise ligne de votre tableur. L’automatisation peut réduire les erreurs humaines et améliorer la productivité de manière tangible. Cette automatisation libère votre temps pour vous concentrer sur votre processus métier en qualité de Directeur des Services Techniques (DST) ou de Directeur Général des services (DGS).

Une interface aussi intuitive qu'Excel

Un logiciel gratuit comme Excel pourrait sembler moins couteux et intuitif, car utiliser dans tous les cadres éducatifs, mais cet outil est très rarement utilisé à son plein potentiel. Les logiciels de maintenance proposent des interfaces claires et simples à utiliser, ce qui permet une adoption rapide par votre équipe. Vous pouvez automatiser les tâches chronophages. Des rapports mensuels, hebdomadaires pour une gestion préventive. La gestion de la maintenance en devient presque ludique.

« La simplicité d’utilisation de la solution Hop-place a permis une prise en main rapide par tous les agents et pour certain sans formation préalable. C’est un outil indispensable pour gérer au mieux les moyens humains et matériels ».

Accessibilité en ligne pour une plateforme collaborative

Synchronisation et collaboration deviennent est un des principaux enjeux avec Excel. Ouvrir le fichier en lecture seule et l’intégrité de l’information sont des freins à la productivité.  Un outil de gestion de services techniques tel que Hop-Place, disponible sur tous les supports numériques (PC, tablette et smartphone). Que vous soyez au bureau, en télétravail, sur le terrain ou en déplacement, vous pouvez accéder à toutes vos informations, votre patrimoine immobilier, vos équipements (flotte automobile, chaudières, parc informatique…), les demandes d’interventions, les maintenances périodiques, peu importe le lieu où que vous soyez. Cette accessibilité renforce la collaboration au sein de votre équipe, même à distance. Les applications de gestion de maintenance permettent de garantir l’intégrité de l’information grâce à la logique Any Time, Anywhere, Any Device, Any Content (ATAWADAC) ce qui signifie n’importe quand, n’importe où, sur n’importe quelle plate-forme, tous les formats. Un outil collaboratif de ce type renforce l’efficacité du travail d’équipe.

Support client dédié

L’onglet « Aide » avec les problématiques récurrentes ou une redirection vers le site de Microsoft est-ce suffisant ? Hop-Place propose un support client pour vous accompagner dans l’utilisation de l’outil. Si vous avez des questions ou souhaitez en savoir plus, notre équipe réactive est là pour vous aider. Vous pouvez également profiter d’une démonstration personnalisée.

Bien qu’Excel puisse être un outil pratique, il présente des limites significatives en matière de gestion de la maintenance. Il est de nos jours indispensable de faire le choix d’un outil de gestion de services techniques qui offre une automatisation puissante, une interface intuitive, une accessibilité en ligne et un support client, ce qui en fait une solution idéale pour les collectivités qui renforcent la collaboration et une mise à jour de l’information en temps réel. N’hésitez pas à passer le cap de la gestion de maintenance avec un logiciel dédié. Hop-Place, solution intuitive dans ce domaine pour simplifier votre gestion et améliorer l’efficacité de votre processus professionnel en gérant les requêtes de réparations, les entretiens préventifs, la gestion du parc automobile, l’inventaire, les prestataires externes dans une seule interface. Il est temps de passer à une solution de gestion de maintenance qui répond aux besoins de votre organisation.