Communauté de communes de Thann-Cernay
TÉMOIGNAGE CLIENT
« On a trouvé la solution Hop-place ergonomique et accessible. »
Découvrez le témoignage de Pascal Vienot, Responsable du Service Patrimoine de la Communauté de communes de Thann-Cernay, et comment cette comcom de presque 38 000 habitants, a amélioré l’organisation et le traitement des interventions grâce à Hop-place.
« Une fois que l’outil est là, on se rend compte de tout ce qu’on peut faire en plus, de tout ce qui va nous faire gagner du temps. Avant, on n’en a pas vraiment la notion.. ».
Responsable du Service Patrimoine de la Communauté de communes de Thann-Cernay.
👋 Présentation du client
Communauté de communes : Thann-Cernay
Nombre d’habitants : 37.500
Responsable du service patrimoine : Pascal Vienot
Équipe et périmètre d’action : 5 personnes pluridisciplinaires, pour l’entretien de 29 bâtiments répartis sur 38 000 mètres carrés
❌ Problématique rencontrée par le client
La principale difficulté rencontrée par la commune de Thann-Cernay ? Une problématique d’organisation des interventions, entraînant des déplacements superflus et un traitement tardif de certaines demandes :
« On avait besoin d’une solution informatique pour gérer l’ensemble du patrimoine.
On s’était rendu compte à un moment donné de l’attente sur certaines demandes, de difficultés à rationaliser nos interventions. Il nous arrivait sur la même journée de partir sur un site plusieurs fois.
Si on avait préparé nos interventions suffisamment en amont, on aurait pu s’économiser au niveau des trajets, s’organiser différemment. Là, on partait un peu dans tous les sens. C’était chronophage, énergivore. »
⚙️ Mise en place du logiciel Hop-place
La principale difficulté rencontrée par la commune de Thann-Cernay ? Une problématique d’organisation des interventions, entraînant des déplacements superflus et un traitement tardif de certaines demandes :
« On avait besoin d’une solution informatique pour gérer l’ensemble du patrimoine.
On s’était rendu compte à un moment donné de l’attente sur certaines demandes, de difficultés à rationaliser nos interventions. Il nous arrivait sur la même journée de partir sur un site plusieurs fois.
Si on avait préparé nos interventions suffisamment en amont, on aurait pu s’économiser au niveau des trajets, s’organiser différemment. Là, on partait un peu dans tous les sens. C’était chronophage, énergivore. »
✌️ Un outil facile à prendre en main
En pratique, comment l’outil a-t-il été déployé ? Les chefs de service, destinés à devenir les principaux utilisateurs d’Hop-place, ont été informés de la mise en place de la plateforme. Dans la foulée, ils ont été notifiés par mail de la création de leur profil et un guide d’utilisation a été mis à leur disposition.
Globalement, la prise en main s’est faite en toute autonomie :
« Sur la quinzaine de gestionnaires de sites, un seul m’a demandé à ce qu’on regarde ensemble. Ce qui prouve que chacun s’est approprié l’outil de son côté, sans forcément avoir besoin d’un soutien technique. J’anticipais des difficultés avec certaines personnes peu impliquées en informatique, mais finalement ça s’est bien passé également.
J’ai trouvé ça très bien, ça nous a évité de repasser encore un temps sur la mise en place du produit. Ça s’est fait de façon assez simple, assez naturelle. »
L’expérience utilisateur a aussi contribué à la bonne adoption de l’outil :
« Une fois que le produit est connu, ça se passe bien. Il y a quand même une certaine convivialité au niveau du poste, une ergonomie, je ne sais pas comment vous appelez ça, qui permet d’obtenir facilement un résultat. De pouvoir travailler et d’être efficace. C’est l’essentiel. »
🙋♂️ Qui se sert d’Hop-place ?
L’outil de gestion de maintenance a été adopté par l’ensemble des acteurs impliqués, à l’échelle de la communauté de communes :
« Aujourd’hui, 6 techniciens sont en mesure d’intervenir. Ensuite, en termes d’utilisateurs, une trentaine de personnes sont identifiées soit en tant que gestionnaires de site, soit comme simples demandeurs.
Les gestionnaires de site peuvent suivre les demandes faites par leurs collaborateurs. Mais aussi voir où en sont les demandes qui ont été réalisées, et prendre la main sur les demandes éventuellement complémentaires d’informations qui auraient été formulées. »
🚀 Les avantages d’Hop-place au quotidien
Le module de messagerie s’est avéré efficace dans la gestion des demandes :
« Une chose qui marche bien, c’est le fait d’envoyer des photos, de joindre une photo et sur la demande et sur l’intervention. Ça permet de mieux se rendre compte de la problématique qui est en traitement. »
La possibilité de mettre en valeur les travaux accomplis, grâce à des données tangibles, constitue également une dimension appréciée de la plateforme :
« Il faudra à un moment donné justifier, auprès du politique, les investissements qui ont été réalisés tant au niveau RH que financier.
Je pense qu’avec cet outil, ce sera beaucoup plus facile de faire ces extraits pour montrer véritablement ce qui a été réalisé. Mais ça nécessite un travail pratiquement quotidien. »
🔍 Et après l’adoption d’Hop-place : quel bilan ?
Au quotidien, la gestion du patrimoine et la maintenance des bâtiments se déroule désormais dans la sérénité. L’outil a permis aux demandeurs comme aux services techniques de communiquer plus efficacement, favorisant un traitement plus rapide des incidents signalés :
« La première chose, c’est que nous avions envie de rationaliser notre mode de fonctionnement. Aujourd’hui on se rend compte qu’on arrive à anticiper, à faire les choses plus sereinement.
Voilà, c’est toute cette sérénité dont on va pouvoir bénéficier à un moment donné parce qu’on a la possibilité de mieux gérer, de mieux mesurer. C’est le gros intérêt de mettre en place un produit comme ça.
Et puis il y a un lien psychologique, tant au niveau des personnes qui gèrent les équipes que des équipes qui interviennent – sans oublier les utilisateurs. Et je crois que c’est ça qui, à un moment donné, devrait faire pencher la balance pour l’acquisition d’un applicatif. »
Du côté du gestionnaire, la possibilité d’obtenir un panorama du travail accompli constitue un vrai plus, notamment grâce aux outils de mesure apportant une visualisation claire. De quoi optimiser la gestion du temps :
« Une fois que l’outil est là, on se rend compte de tout ce qu’on peut faire en plus, de tout ce qui va nous faire gagner du temps. Avant, on n’en a pas vraiment la notion.
Au niveau des statistiques, c’est superbe de pouvoir avoir des historiques, de les trier, de les filtrer, de les classer de façon simple et rapide. Ça amène véritablement un gain de temps pour le gestionnaire, et c’est ça qui est intéressant. »
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