Mairie de Ribérac

La ville de Ribérac est une commune de 4000 habitants située dans le département de la Dordogne en région Nouvelle-Aquitaine. C’est également la ville-centre de la communauté de communes du Périgord Ribéracois (44 communes, ≈ 20 000 habitants).

Les services de la mairie représentent environ 70 personnes et disposent de plusieurs services : services généraux, état civil, services techniques, PM, culture, restauration.

Au mois de juin 2022, la commune a été touchée par un fort orage de grêle qui a impacté plus de 1000 bâtiments, dont 52 équipements communaux.

Clément Gauthier, j’ai 37 ans, je suis Directeur des Services Techniques depuis septembre 2022. C’est mon premier poste dans la fonction publique territoriale. Auparavant, j’ai travaillé dans divers secteurs, notamment celui du bâtiment en tant qu’assistant à maîtrise d’ouvrage.

Les services techniques de la ville de Ribérac comptent aujourd’hui 33 agents répartis en 7 pôles : Administratif, Espaces verts, Propreté urbaine, Voirie/Aménagement, Mécanique, Bâtiment et Entretien des bâtiments.

Le premier critère de choix a été la facilité d’utilisation et de prise en main. C’était pour moi primordial pour un déploiement rapide et efficace au sein des services, quel que soit le niveau de compétence en informatique des agents utilisateurs.

Le deuxième critère était l’accessibilité du service. Un système hébergé en cloud permettant un accès à tous et sur tous les sites sans surcharger notre infrastructure informatique.

Enfin, le prix. Trop d’outils aujourd’hui sont facturés à l’utilisateur et rendent l’investissement impossible pour une petite commune comme la nôtre. La solution de licence multi-utilisateur proposée par Hop Place répondait parfaitement à nos besoins.

Les agents administratifs des services techniques utilisent le système pour faire des demandes, suivre l’avancement des interventions et éditer des rapports d’activités.

Les agents des services techniques consultent les plannings d’intervention et rédigent des rapports après intervention.

Les responsables des services techniques utilisent le système pour planifier et suivre les interventions, ainsi que pour organiser le planning des agents.

La police municipale, en permanence sur le terrain, peut nous remonter un grand nombre de demandes.

Le service comptabilité finance utilise le système pour gérer les différentes refacturations d’interventions effectuées pour le compte de tiers.

La solution Hop Place nous permet aujourd’hui d’organiser efficacement nos interventions sur le terrain, de gérer les priorités et d’anticiper le travail à réaliser. De plus, elle nous permet de centraliser un grand nombre d’informations sur notre patrimoine, assurant ainsi un accès facile lors des interventions.

Enfin, Hop Place permet de suivre en temps réel l’état d’avancement des demandes, réduisant ainsi le volume d’appels et de mails pour une meilleure fluidité dans la circulation des informations.

Notre plus grand obstacle était la planification, car nous ne disposions pas d’outils pour organiser le travail, ce qui entraînait des opérations réalisées dans l’urgence. La répartition efficace de la charge de travail était compliquée en raison du manque de visibilité sur la disponibilité des agents. De plus, le temps passé en saisie pour éditer les rapports d’activité et réaliser le traitement comptable était démesuré.

Très facile, la simplicité d’utilisation a permis une prise en main rapide par tous les agents, et pour certains, même sans formation. Pour les autres, des formations très courtes ont été réalisées.

La Police Municipale l’utilise déjà. De même, la restauration en profite pleinement. Bientôt, nous allons le déployer dans le reste des services.

C’est un outil indispensable pour gérer au mieux les moyens humains et matériels. Cela permet d’intervenir rapidement et efficacement afin de répondre au mieux aux demandes des services municipaux et des administrés.

Simplicité d’utilisation,

Efficacité et gain de temps dans le traitement des interventions et dans la communication entre les services…